経営企画室や経営管理本部などに席を置いていると、様々な業務が舞い込みます。そんなときに役にたつと思われることを、ランダムに列記していきます。
◆事業計画書の作成
中期経営計画に関するドキュメントを作成することが度々あります。数字は当然のことながら契約先のご担当者の方が作成するわけですが、市場分析を踏まえた今後の見通しという視点から役員会や外部向けのドキュメントをまとめます。中計のドキュメントには、おおよそ以下のような項目が求められます。
１．3年分の利益計画（つまり中期計画予算）
２．セグメント（事業部）単位の売上計画
３．セグメント（事業部）単位の原価計画
４．セグメント（事業部）単位の販管費計画
１は、伸び率などを考慮して作成されますが、根拠となる資料が必要になります。
特に２や３と関連するフォーキャスト予想がその根拠となります。会社によってその根拠は異なるため、ドキュメントを作成する場合にまず最初に行うのは、業界全体の動きを調べることです。私がよく利用するのが上場企業の決算短信やアニュアルレポートです。２，３社分を読めば業界動向はほぼ把握できます。そこでキーワードを広いあげることができればまずは上々です。また取引先企業の決算短信にもヒントが隠されていることが多いので、必ず目を通します。
次に行うのが、拾い出したキーワードに関連した調査結果があるかどうかを調べることです。当然Googleで検索します。
調査結果があった場合には、過去１年以内か、譲歩しても２年以内の結果の中から、ドキュメントを作成する中期計画のオリエンテーションを受けたときに聞いたキーワードに当てはまるものを見つけ出します。業界全体が上向いているときにはすぐにも見つかりますが、そうでもない場合にはいくつも調査結果を見ることになります。これは根気です。
一般に中計というのは右肩上がりで作成されているため、なぜ右肩上がりなのか、どうすれば右肩上がりになると考えているのか、の２点について、根拠を基に合理的な説明ができることが求められます。そのため、客観的なデータは非常に有効な素材となりますし、読んだ後に納得もしやすくなります。
内部的なところで注目されるのは人員計画でしょう。サービス業の場合、原価面でも人員計画は必要です。期別の人員計画を根拠に人件費を算出できていれば70点くらいはもらえると思います。
あとは変動費として占める割合の高いものの予測値が売上と連動しているのかどうか、それはまた許容範囲の数値なのかどうか、も重要なポイントです。
私はある会社の中計ドキュメントを4年くらい書いていますが、売上根拠となる市場の概況と方向性（前提条件）が決まってしまうまでが時間がかかるくらいで、決まってしまえば後はスラスラと出てきます。もちろん中計予算の読み込みと事前オリエンは不可欠ですが、それでも平均して3日もあれば書けるのではないでしょうか。所詮は”慣れ”なのだと思います。
◆見積書・請求書などの管理ツール
ネットビジネスを行い、できれば入金管理もあわせて行いたい、という方に便利なツールが「ZOHO Invoice」です。このツールはオンラインで見積書と請求書などを管理できるというもので、簡単な設定ですぐに利用可能です。毎月5件までなら無料で利用ができます。
とても便利だと思う点は、作成した請求書をPDF化したり、メールで送ったり、といったことができる点とその操作と管理も簡単にできる点です。また経理上必要と思われる支払条件や期限の管理などもできます。
また、PayPal と Google Checkout に対応しているため、これらのサービスを利用して料金を受領することも可能な点です。
そう、つまりZOHO Invoice はオンライン決済ができる機能が揃っているのです。決済機能と請求書情報がリンクするため、経理的な管理が可能になっているのです。残念なことはPayPal やGoogle Checkout が日本ではあまり普及していない点でしょう。
とはいえ、当社の見積もり・請求発行管理は、早速このツールに換えました。
◆プロジェクト・ミッション・タスク管理ツール
事業を円滑に、また当初の計画通りに進めていくためのけん引役を引き受けることが多いのも経営企画室。
プロジェクト管理を行い、担当者個々にリマインドメールを送るなんてこともやらなければなりません。一般的にはExcelを利用してプロジェクト管理を行っている場合が多く、担当者への連絡メールを都度都度書くのも面倒です。そのうち、プロジェクトを管理しているのかリマインドメールを送る仕事なのかわからなくなってくるのではないでしょうか。
特にリマインドメールは機械的にツールを利用して行いたい部分です。
ところが、リマインダーツールは、基本的に個人的なものとして利用するような設計のツールが多いため、グループウェアとして多様なメンバーにリマインドメールを送ることが出来るものはあまり多くありません。しかも、業務と一体化しているようなものだったりして、必要のない機能がついている場合もあります。
そこでお勧めなのが、「ZOHO Projects」です。
このツールはSaaS型のプロジェクト管理ツールで、1プロジェクトだけなら無料で利用できます。
プロジェクトを、１．マイルストン、２．タスクリスト、３．タスク と作成して、リーダーや参加メンバーとして設定していきます。もちろんリマインダーメールを設定することができ、しかもプロジェクトに関係するミーティングの設定管理、フォーラムを利用しての意見交換、といった機能もそろっています。共有ファイルをアップすることも出来ますし、カレンダーもついているので管理がよりリアルに感じられます。何よりSaaS型なので、ブラウザが起動しさえすればどこでも利用できる点が良いですね。
また参加ユーザーのメールアドレスを自由に登録できるため、サイボウズのリマインド機能のようなツールの中だけでしか利用できないといったこともありません。
プロジェクト管理という機能をわかりやすく単純化し、必要と思われる機能だけを搭載している点が評価できます。
◆業務分掌規程の効率的な作成
規程のなかでも結構手を焼くのが業務分掌に関わるものだと思います。
面倒で「当社は業務分掌規程は持っていません」というところも多いことでしょう。
とはいえ、必要に迫られることも多々あります。しかし規程を持つと、今度は組織変更があるたびに変更しなければならず、これまた面倒です。
業務分掌を効率よく、組織変更にあわせて漏れなく、書換えを簡単にできないか。
これに対する答えが、Excelを利用して業務分掌規程を作成する方法です。
１．まず、規程にある業務分掌の項目をそれぞれの組織ごとにExcelのシートに入力していきます。まだ規程を持っていない場合には、組織名の下に、イメージされる業務内容を書き込んでいきます。このとき、組織名の列（たとえばA列）と、業務内容にあたる項目は別の列（こちらはB列）にしましょう。
２．Excelに記入している途中、気づいた点があればどんどん追加していきます。このとき、プランを作成する組織、実行する組織、と分けて考えると業務分掌が明確になります。たとえば事業部門の場合、予算作成は部門のなかの管理系グループまたは部門長が作成すると思いますので、ここが予算作成と管理を行います。これに対してこの下に位置する実行部署には、業務設計や運営、クライアント管理などが割り振られるようになると考えます。
３．Excelに、自社に必要な業務項目がすべて書き込まれた時点で、今度はその組織の顔ぶれを見ながら、調整を行います。
４．確定したExcelの内容を、メモ帳のようなエディターソフトにコピーし、さらにこれをWordに移して、編集します。
５．組織変更があるたびに、Excelのシートに戻って上記を繰り返せば、漏れがなく、論理的な業務分掌が作成可能です。